Jouw gegevens.
Zorgvuldig behandeld.

1. Wie is verantwoordelijk?

Deze privacyverklaring beschrijft hoe CleanGo VOF persoonsgegevens verwerkt bij het gebruik van onze website, bij contact en bij onze diensten in België.

CleanGo VOF is verwerkingsverantwoordelijke. Wij passen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de toepasselijke regels voor elektronische communicatie toe.

2. Welke gegevens en uit welke bronnen?

• Contact en identificatie: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en, indien relevant, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en facturatiegegevens.
• Aanvragen en opdrachten: locatie, gewenste diensten, omschrijving, vrijwillig toegevoegde foto’s, offertes, afspraken, correspondentie, betalingen en informatie over de uitvoering.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, tijdstip, verzoekgegevens en informatie over browser of apparaat voor zover deze door onze website of hostingdienst worden verwerkt voor werking, toegang en beveiliging.

Wij ontvangen gegevens doorgaans van jou. Soms ontvangen wij noodzakelijke gegevens van een opdrachtgever of vertegenwoordiger, bijvoorbeeld wanneer iemand werkzaamheden voor een ander regelt. Waar vereist informeren wij die persoon over de verwerking.

De verplichte velden van het offerteformulier zijn nodig om jouw aanvraag te behandelen. Foto’s en andere optionele velden zijn niet verplicht. Zonder voldoende contact- en opdrachtgegevens kunnen wij mogelijk geen bruikbare offerte opstellen.

3. Doeleinden en rechtsgronden

• Vragen en offertes: stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst. Voor algemene vragen of zakelijke contactpersonen baseren wij ons, waar passend, op ons gerechtvaardigd belang om contact te onderhouden en aanvragen correct af te handelen.
• Planning, uitvoering en klantenservice: uitvoering van de overeenkomst; voor contactpersonen van zakelijke klanten ons gerechtvaardigd belang bij een goede uitvoering.
• Facturatie en boekhouding: uitvoering van de overeenkomst en naleving van wettelijke fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
• Beveiliging, fraudepreventie en bewijs: ons gerechtvaardigd belang om systemen te beschermen, misbruik te voorkomen en rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Wij wegen dit af tegen jouw rechten en beperken de gegevens tot wat noodzakelijk is.
• Toestemmingsgebonden gebruik: voor verwerkingen waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die vooraf en afzonderlijk. Je kunt toestemming intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerder gebruik.

Het indienen van een aanvraag geeft geen algemene toestemming voor reclame. Wij gebruiken offertegegevens niet voor ongevraagde commerciële communicatie. Er is geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

GoGo, de digitale vraaghulp

GoGo biedt vaste antwoorden die uitsluitend op jouw toestel worden verwerkt. Wanneer de AI-functie beschikbaar is, kun je daarnaast vrijwillig kiezen voor een AI-gesprek. Vóór die keuze leggen we uit dat jouw berichten en de recente gesprekscontext via onze server naar OpenAI worden verstuurd om een antwoord te maken. Zonder deze keuze worden chatberichten niet naar OpenAI verstuurd. Je kunt de vaste antwoorden, telefoon, e-mail en het offerteformulier blijven gebruiken.

Voor het optionele AI-gesprek vragen wij jouw toestemming. Je kunt verdere AI-verwerking stoppen met AI stoppen. De rechtmatigheid van eerdere verwerking blijft behouden. Deel geen gevoelige informatie, exacte adressen, contactgegevens of gegevens over andere personen in deze chat. Het aparte offerteformulier is bedoeld om jouw aanvraag en eventuele foto’s te bezorgen.

CleanGo slaat de inhoud van het gesprek niet op in een chatdatabase, cookies of browseropslag. De recente gesprekscontext blijft tijdelijk in het geheugen van jouw tabblad. Nieuw gesprek wist deze lokale context; bij het herladen of verlaten van de pagina wordt ze eveneens gewist. Dit verwijdert geen gegevens die OpenAI eerder rechtmatig heeft verwerkt. Wij vragen OpenAI via store: false om de antwoorden niet als opvraagbaar gesprek op te slaan. OpenAI kan inhoud en technische gegevens in beveiligings- en misbruiklogboeken bewaren, normaal maximaal 30 dagen, met uitzonderingen wanneer langere bewaring wettelijk vereist of voor bescherming tegen schade redelijkerwijs noodzakelijk is. API-gegevens worden standaard niet voor modeltraining gebruikt. Zie OpenAI: gegevensverwerking via de API.

Voor misbruikpreventie bewaren wij uitsluitend tellers en dagelijks wisselende, met een geheime sleutel afgeleide netwerkidentificaties. Deze verlopen binnen 48 uur en worden bij volgende aanvragen opgeruimd. De tellers bevatten geen chatinhoud. De rechtsgrond hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en het beperken van misbruik. Onze hostingdienst kan daarnaast technische beveiligingsgegevens verwerken. Bij AI-gebruik is OpenAI een aanvullende dienstverlener; verwerking kan buiten de EER plaatsvinden, waarvoor de waarborgen uit onderdeel 7 gelden.

GoGo is een digitale assistent, geen medewerker. AI-antwoorden kunnen fouten bevatten. Hij heeft geen toegang tot aanvragen, foto’s, betalingen of de agenda en kan geen aanvraag namens jou indienen. Alleen het team kan de prijs, planning en afspraken bevestigen.

4. Foto’s bij een aanvraag

Wij gebruiken jouw foto’s om de omvang, bereikbaarheid en aanpak van de opdracht te beoordelen en, wanneer noodzakelijk, de uitvoering of een betwisting te documenteren. Ze worden niet automatisch gepubliceerd en niet zonder een afzonderlijke geldige rechtsgrond voor reclame gebruikt.

Upload alleen relevante beelden die je rechtmatig mag delen. Vermijd herkenbare personen, identiteitsdocumenten, bankgegevens, medische informatie en andere gevoelige of niet-noodzakelijke gegevens. Maak zulke details waar mogelijk onherkenbaar. Dit verzoek vermindert onze eigen privacyverplichtingen niet.

Foto’s worden opgeslagen bij onze hosting- en opslagdienst. Bevoegde teamleden kunnen ze via een afgeschermd overzicht bekijken. E-mailmeldingen bevatten aanvraaggegevens en een link naar dit overzicht; foto’s staan niet op een openbare galerij.

5. Cookies en Google Analytics

Met jouw voorafgaande toestemming gebruiken wij Google Analytics 4 (metings-ID G-5BC21QLQ98) om het gebruik van onze openbare website te analyseren en te verbeteren. Google ontvangt hierbij gegevens zoals een cookie-identificatie, bezochte pagina’s, tijdstip, browser- en apparaatgegevens, technische verbindingsgegevens en gemeten interacties. Onze eigen metingen registreren paginaweergaven, klikken op het telefoonnummer en succesvol ingediende offerteaanvragen, zonder de inhoud van de aanvraag, contactgegevens of foto’s mee te sturen.

De rechtsgrond voor deze analyse is toestemming. Zonder toestemming laden wij de Google-meetcode niet. Het afgeschermde beheer en de foto-API’s krijgen deze meetcode niet. Google Signals en advertentiepersonalisatie zijn in onze websiteconfiguratie uitgeschakeld; toestemming voor Analytics verleent geen toestemming voor marketing. Meta Pixel is niet ingesteld.

Je kunt toestemming even eenvoudig intrekken via Cookie-instellingen onderaan de website. Dan schakelen wij verdere meting uit en verwijderen wij de toegankelijke Analytics-cookies op dit domein. Eerdere rechtmatige metingen worden hierdoor niet automatisch uit de rapporten verwijderd. Je privacyrechten blijven gelden.

De noodzakelijke cookie cleango_cookie_choice onthoudt je keuze maximaal 180 dagen. De cookie __Host-cleango-team houdt een aangemelde teamsessie maximaal zeven dagen actief en wordt verwijderd bij afmelden. Lees onze cookieverklaring voor doelen, ontvangers en termijnen.

6. Wie ontvangt gegevens?

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. Alleen bevoegde teamleden en dienstverleners krijgen toegang voor zover nodig voor hun taak. Dit betreft onder meer:

• hosting en technische opslag via de gebruikte Sites-infrastructuur van OpenAI en Cloudflare;
• Resend voor e-mailmeldingen en Google/Gmail voor ontvangst en behandeling van correspondentie;
• Google voor Google Analytics, uitsluitend na je toestemming voor analyse. Meer informatie: Google privacybeleid en Google voorwaarden voor gegevensverwerking;
• onze websitebeheerder en IT-dienstverleners;
• onze boekhouder, professionele adviseurs, verzekeraar of uitvoerende partners, uitsluitend wanneer noodzakelijk voor administratie, een opdracht of een geschil;
• bevoegde instanties wanneer de wet dit vereist.

Waar een dienstverlener namens ons verwerkt, zijn passende afspraken over verwerking, vertrouwelijkheid en beveiliging vereist. Sommige ontvangers, zoals overheidsinstanties of bepaalde adviseurs, verwerken gegevens voor hun eigen wettelijke taken als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.

7. Verwerking buiten de EER

De technische infrastructuur en ondersteuning van dienstverleners kunnen verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen. Een Europese serverregio sluit dergelijke toegang of doorgifte niet automatisch uit.

Voor een doorgifte waarvoor de AVG dit vereist, moet een geldig adequaatheidsbesluit of een ander toegestaan mechanisme gelden, zoals standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen. Een beroep op een certificeringsregeling kan alleen voor ontvangers en verwerkingen die daar daadwerkelijk onder vallen. Via het privacycontact kun je informatie vragen over de toepasselijke waarborgen en, waar beschikbaar, een kopie ontvangen.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij beperken bewaring tot wat nodig is voor het doel en toepasselijke verplichtingen. De volgende termijnen vormen ons bewaarbeleid:

• Algemene contactvragen en niet-aanvaarde offertes: uiterlijk twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een concrete wettelijke reden of een geschil langere bewaring noodzakelijk maakt.
• Uitgevoerde opdrachten en relevante correspondentie: tijdens de opdracht en daarna maximaal vijf jaar na afsluiting, behoudens documenten die voor wettelijke verplichtingen of een concrete rechtsvordering langer nodig zijn.
• Foto’s: niet langer dan nodig voor de beoordeling of uitvoering; uiterlijk volgens de termijn van het bijbehorende dossier. Niet meer relevante foto’s worden eerder verwijderd.
• Fiscale en boekhoudkundige stukken, waaronder facturen: in beginsel tien jaar volgens de toepasselijke wettelijke aanvangsdatum. Een bijzondere wettelijke regeling kan een afwijkende termijn opleggen.
• Analytics: onze Analytics-cookies hebben een ingestelde levensduur van maximaal 180 dagen zonder vernieuwing bij elk bezoek. De afzonderlijke bewaring van gebeurtenissen bij Google hangt af van de instelling van onze Analytics-property; de concrete instelling is nog niet door ons technisch bevestigd. Geaggregeerde rapporten kunnen langer beschikbaar blijven. Via het privacycontact kun je hierover uitleg en de toepasselijke rechten vragen.
• Technische gegevens: zo kort mogelijk voor werking en beveiliging; de precieze duur hangt af van het type registratie en de betrokken dienst. De website gebruikt voor verzoekbeperking een tijdelijk, van het IP-adres afgeleid kenmerk met een geldigheidsduur van twee uur. De teamsessie duurt maximaal zeven dagen.

Bewaring voor een geschil wordt beperkt tot de relevante gegevens en de noodzakelijke duur. Na afloop verwijderen of anonimiseren wij gegevens. Kopieën in back-ups verdwijnen volgens de toepasselijke overschrijfcyclus en worden niet voor dagelijks gebruik ingezet.

9. Beveiliging

Wij gebruiken HTTPS voor de website, toegangscontrole voor aanvragen en foto’s en maatregelen tegen misbruik van het formulier. Toegang wordt beperkt tot personen die de informatie voor hun taak nodig hebben. Geen enkel systeem biedt een absolute veiligheidsgarantie; wij beoordelen passende maatregelen in verhouding tot de risico’s. Bij een persoonsgegevenslek nemen wij maatregelen en informeren wij de toezichthouder en betrokkenen wanneer de wet dat voorschrijft.

10. Jouw rechten en hoe je ze uitoefent

Afhankelijk van de voorwaarden van de AVG kun je inzage, een kopie, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken wegens jouw specifieke situatie. Tegen direct marketing kun je steeds bezwaar maken. Toestemming kun je op elk moment intrekken.

Mail naar info@cleango.be met een duidelijke omschrijving. Bij redelijke twijfel over je identiteit kunnen wij proportionele aanvullende informatie vragen; stuur niet spontaan een volledige identiteitskaart mee.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd; wij lichten dat binnen de eerste maand toe. Rechten zijn niet absoluut: noodzakelijke wettelijke bewaring of rechten van anderen kunnen bijvoorbeeld verwijdering beperken. Een beperking of weigering wordt gemotiveerd. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos; uitsluitend de wettelijke uitzonderingen gelden.

11. Minderjarigen

Onze diensten en website richten zich niet specifiek op kinderen. Wij vragen minderjarigen geen aanvraag of foto’s zonder betrokkenheid van een ouder of bevoegde vertegenwoordiger te versturen. Ontvangen wij onnodige gegevens van een minderjarige, dan beoordelen wij verwijdering of een andere passende maatregel. De toepasselijke regels voor leeftijd en toestemming worden per situatie gevolgd.

12. Vragen en klachten

Je kunt ons rechtstreeks contacteren voor uitleg of een oplossing. Je hoeft niet eerst bij ons een klacht in te dienen om naar een toezichthouder te stappen.

Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België. Zie de officiële contact- en klachtenkanalen van de GBA. Je kunt ook terecht bij een bevoegde toezichthouder in het EU-land waar je gewoonlijk woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond.

13. Wijzigingen

Wij publiceren de actuele verklaring op deze pagina met versienummer en datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je aanvullend waar nodig. Verder gebruik van de website geldt niet als toestemming voor een nieuwe verwerking en doet geen afstand van jouw rechten ontstaan. Wanneer een nieuwe verwerking toestemming vereist, vragen wij die afzonderlijk.